Клиентский лаунж «под ключ»

• Доработал концепцию пространства для деловых встреч;
• Разработал программу активностей и составил детализированную смету;
• Успешно защитил бюджет перед руководством агентства;
• Утвердил ТЗ на дизайн пригласительных у директоров;
• Организовал логистику: координация подрядчиков, доставка реквизита, управление командой в день форума.

Моя задача заключалась в создании и реализации привлекательного, функционального пространства для встреч с клиентами и партнерами агентства на форуме. Начав с глубокой доработки исходной концепции лаунжа, я сфокусировался на интеграции ключевых целей агентства: усиление имиджа и генерация лидов. Это включало разработку детальной программы активностей (презентации услуг, экспертные сессии, интерактивные зоны) и составление комплексной сметы. Я провел переговоры с поставщиками, добившись оптимизации затрат, и успешно защитил бюджет перед руководством агентства, четко обосновав его окупаемость.
Далее я обеспечил безупречное визуальное представление бренда. Я разработал и лично утвердил у директоров агентства Техническое Задание (ТЗ) на дизайн пригласительных материалов и брендирование пространства, координируя работу дизайнера до финального утверждения макетов. Адресная рассылка приглашений VIP-гостям завершила подготовительный этап.
Организация логистики и управление процессом в дни форума стали ключевым вызовом. Я создал детальный план-график монтажа/демонтажа и работы всех зон, координировал команду из 5 подрядчиков (оформление, кейтеринг, техподдержка, хостес) и провел их брифинги. В режиме реального времени я контролировал соблюдение тайминга, работу оборудования (включая оперативное устранение неполадок, вроде замены проектора) и обеспечивал комфорт гостей на протяжении всего мероприятия. Результатом стала бесперебойная работа лаунжа, принявшего 250+ гостей и ставшего площадкой для 40+ деловых встреч, при полном соблюдении утвержденного бюджета и сроков.

Координация 6 спикеров в 7 секциях

• Составил индивидуальные графики перемещений экспертов;
• Контролировал своевременное прибытие на выступления;
• Собрал тезисы докладов для предварительной анонсиции и финальные презентации для базы знаний;
• Провел фотосъемку выступлений для контентного банка агентства.

Моя ключевая задача заключалась в обеспечении эффективного и беспроблемного участия 6 спикеров агентства в 7 параллельных секциях форума. Это требовало безупречной синхронизации графиков и проактивного управления рисками в динамичной среде. Я начал с глубокого погружения в темы выступлений каждого эксперта и построения детальных индивидуальных маршрутов, учитывающих расположение залов и временные интервалы между сессиями. Чтобы минимизировать риски опозданий и накладок, я лично сопровождал спикеров между секциями, оперативно решая возникающие вопросы (например, оперативно находя альтернативный путь для спикера, когда основной коридор оказался перегружен).
Параллельно с логистикой я обеспечивал качественную контентную поддержку. Заблаговременно я собрал тезисы всех выступлений, что позволило подготовить анонсы для соцсетей и пресс-материалы. Сразу после каждого выступления я получал финальные презентации спикеров для пополнения внутренней базы знаний агентства. Кроме того, я провел фотосъемку ключевых моментов выступлений, создав ценный визуальный банк для дальнейшего PR-продвижения и отчетности. Результатом стала 100% реализация графика выступлений без срывов, полный комплект материалов (тезисы, презентации, фото) для последующего использования и высокий уровень удовлетворенности спикеров, отметивших слаженность организации.

• Реализовал end-to-end контент-стратегию: анонсы → live-освещение → итоги;
• Создал 15+ публикаций:
• 6 постов с тезисами спикеров в формате визуальных карточек (дизайн в Figma);
• 2 пресс-релиза (анонс участия и пост-релиз с результатами);
• 3 оперативных экспертных комментария для СМИ в день форума;
• 5 коллабораций с АКАР Урал для усиления охвата.

Моя цель заключалась в максимальном усилении видимости агентства на форуме и за его пределами через продуманную end-to-end контент-стратегию. Я выстроил непрерывный информационный поток, охватывающий все этапы события: от анонсирования участия до подведения итогов и закрепления экспертного статуса. На подготовительном этапе я создал и опубликовал анонсы в соцсетях и пресс-релиз, формируя ожидание у целевой аудитории и СМИ.
Во время самого форума я переключился в режим оперативного реагирования и мультиформатного освещения. Ключевым элементом стали 6 визуально оформленных карточек с ключевыми тезисами наших спикеров, которые я оперативно создавал в Figma на основе собранных материалов и публиковал в группе агентства ВКонтакте по ходу их выступлений. Это позволило мгновенно транслировать экспертизу широкой аудитории. Параллельно я обеспечил оперативную работу со СМИ: подготовил и передал 3 экспертных комментария по актуальным вопросам форума, которые были опубликованы в день их получения. Также я организовал фотосъемку ключевых моментов для визуального контента.
На финальном этапе я подготовил итоговый пост-релиз, подчеркивающий вклад и результаты участия агентства, и серию пост-публикаций в соцсетях. Важным драйвером охвата стала коллаборация с АКАР Урал: я инициировал и обеспечил публикацию 5+ совместных материалов, что значительно расширило аудиторию. В сумме мною было создано и опубликовано более 15 единиц контента различных форматов, обеспечив агентству устойчивый информационный резонанс и закрепив его позицию ключевого отраслевого эксперта в регионе.